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Constituye una parte importante del proceso de administración de los documentos previamente generados de forma física, que se inicia con la digitalización de los documentos a través de dispositivos de escaneo. Las herramientas de Software que se utilizan para la gestión electrónica de documentos pueden ir desde la administración de las imágenes digitales de los documentos escaneados (con criterios de indexación y búsqueda) hasta potentes aplicaciones que son capaces de reconocer caracteres, marcas, códigos de barra y transformarlos en archivos integrables a distintas plataformas y bases de datos.